Ich begrüße Dich ganz herzlich zur ersten, richtigen, Episode im neuen Jahr. Heute möchte ich Dich, sozusagen zur Einstimmung, noch mal ein wenig gedanklich entführen.

Ich möchte mir Dir ein wenig auf die Seite treten und von dort, sozusagen von außen, auf dein Projekt schauen, gemeinsam betrachten, was wir da so sehen und dann die vielleicht etwas provokante Frage stellen

Hast Du es wirklich mit Projekten zu tun? Oder vielleicht mit etwas anderem?

ich freue mich, dass Du mich bei diesem schritt auf die Seite begleitest und ich bin schon sehr gespannt, wie deine Antwort ausfallen wird.

Du wirst in dieser Episode erfahren

• Warum ich eigentlich auf diese Frage komme: „Hast Du es mit einem Projekt zu tun?“
• Was es denn sein kann, wenn es kein Projekt ist
• Warum ist es so wichtig das zu unterscheiden
• Was das für Dich und Dein Unternehmen bedeutet

1. Warum komme ich auf die Frage

Dann beginnen wir doch gleich mal mit damit:

Warum bzw. wie komme ich eigentlich auf die Frage: Hast du es wirklich mit einem Projekt zu tun?

Eigentlich ist die Frage doch blödsinnig, oder? Du hast einen Kunden, für den Du ein Produkt entwickelst oder eine Anlage projektierst. Du hast einen Terminplan und einen engen Kostenrahmen, den du einhalten sollst. Du schließlich bist Du ja auch Projektleiter – so steht es an deiner Tür und auf deiner Visitenkarten.

Wie kommt denn der Walter nun auf diese komische Idee, dass Du garkein Projekt hättest?

Nun, sagen wir mal so… ich habe in den letzten Jahren oft die Erfahrung gemacht, dass es nicht so ist und ich erkläre dir auch gerne warum.

Was macht noch mal ein Projekt aus

Dazu darf ich ein wenig weiter ausholen. Wir sollte uns nämlich noch mal vergegenwärtigen was überhaupt ein Projekt ist, was die Merkmale und Eigenschaften eines Projektes sind.

Vielleicht erinnerst du dich noch, ich habe das in der Episode 2 – Projekt oder kein Projekt schon mal etwas ausführlicher besprochen.

Ein Projekt hat die folgenden Merkmale:

• zeitlich begrenzt – es hat also einen Anfang und ein Ende
• einmalig – kommt so also nur ein einziges Mal vor, der Weg ans Ziel muss gefunden werden
• besitzt eine gewissen Komplexität und Kompliziertheit – das hängt nun wieder mit der Einmaligkeit zusammen. Je höher die Komplexität eines Projektes ist um so einmaliger dürfte es auch sein

Das sind sozusagen die Grundmerkmale eines Projektes, die Du auch in fast jedem Lehrbuch findest. Hinzu kommt aus meiner Sicht noch etwas, das in vielen Büchern etwas vernachlässigt wird:

• es sind Menschen beteiligt

Und Kommunikation zwischen diesen Menschen ist erforderlich um das Projektziel zu erreichen.

Also, noch mal, ein Projekt ist zeitlich begrenzt, einmalig, komplex und ein System in dem Menschen beteiligt sind.

Wenn ein Vorhaben diese Merkmale besitzt, dann nennen wir das Vorhaben ein Projekt. Soweit, so klar, oder?

In der Realität haben wir oft Mischformen

Nun kannst du dir vorstellen, dass die Welt nicht so schwarz und weiß ist, wie ich es eben beschrieben habe. Es gibt Projekte, die diese Merkmale alle in einem sehr hohen Maße besitzen und andere Vorhaben, bei denen diese Merkmale nur sehr schwach zu finden sind.

Und genau daran schließt sich nun eine Beobachtung an, die ich bei vielen meiner Kunden mache.

Viele, ich will sagen, sehr viele der Vorhaben, die ich bei meinen Kunden sehe und kennen lerne sind zwar zeitlich begrenzt und es sind Menschen beteiligt, aber sie sind nicht so komplex und so einmalig. Sie haben einen sehr hohen Anteil an wiederholten Tätigkeiten, Dinge, die gegenüber anderen Projekten nur geringfügig verändert oder variiert werden, Anpassungen sozusagen.

Und wenn ich nun die Gesamtheit solcher Vorhaben anschaue, dann komme ich sehr oft zu dem Schluss, dass es nicht wirklich um ein Vorhaben handelt, dass ich als Projekt bezeichnen würde. Welche Namen man dafür verwenden kann, da kommen wir gleich noch mal drauf.

Ich mag dir ein Beispiel geben, damit Du vielleicht etwas besser verstehst, was ich meine:

Ein Unternehmen besitzt ein Produkt, sagen wir einen Robotergreifarm. Den gibt es in verschiedenen Größen, Leistungsklassen, Genauigkeitsstufen usw. Man kann die Größen mit den Leistungsklassen kombinieren so dass es große schnelle, kleine schnelle und mittelgroße langsame, aber sehr präzise Robotergreifarme gibt.

Zudem gibt es ganz verschieden Möglichkeiten diese Greifarme in der Produktion, da werden sie verwendet, anzusteuern. Mal ist das über einen Profibus, mal über ein anderes Bus-System.

Wir nennen das dann am Ende einen Produktbaukasten. Das Unternehmen besitzt einen Produktbaukasten für Robotergreifarme. Das Unternehmen ist darauf spezialisiert Kunden zu bedienen, die bestimmte Anforderungen haben.

Auf dieses Unternehmen kommt nun ein Kunde zu, der solch einen Greifarm haben möchte, allerdings hat er so einige Spezialanforderungen. So soll der Greifarm in einer Umgebung eingesetzt werden, in der die Luft sehr salzhaltig ist, das bedeutet dann ein spezielles Dichtsystem. Zusätzlich soll der Greifarm über eine für das Unternehmen neue Steuerung angesteuert werden. Und das Ganze soll auch noch im Zusammenspiel mit einem zweiten Greifarm arbeiten.

Und nun kommt die große Preisfrage: Ist das ein Projekt? Ist das ein Projekt über das wir das gesamte Arsenal des Projektmanagements ausrollen werden?

Nicht jedes Vorhaben ist ein Projekt – auch wenn es auf den ersten Blick so wirkt

Ich glaube ein klares Jaist hier fehl am Platz. Gehen wir es doch einfach mal durch. Ja klar, das Projekt ist zeitlich begrenzt, der Kunde will schließlich irgendwann seinen Greifarm haben. Menschen sind auch beteiligt, es müssen ja einige Dinge organisiert werden.

Aber ist das Projekt so komplex und so einmalig? Die wesentlichen Anforderungen an den Greifarm sind bekannt. Es muss ein neues Dichtsystem ausgewählt werden und ein Salznebeltest zum Nachweis muss durchgeführt werden. Die neue, zugegeben bisher noch unbekannte Steuerung muss untersucht und dann integriert werden. Und dann muss natürlich noch das Zusammenspiel mit dem zweiten Greifarm programmiert und getestet werden.

Aber darüber hinaus? Die Wesentlichen und bei weitem meisten Teile des Greifarmes sind bekannt. Es sind lediglich ein paar Anpassungen zu erledigen und Tests durchzuführen und fertig! Ja schon klar, ich verkürze das gerade ein wenig, aber sind wir doch mal ehrlich: ein wirklich umfangreiches Vorhaben ist das nicht.

Es ist eben kein Projekt, bei dem man von Null auf einen solchen Greifarm entwickelt und so umsetzt, dass er dann auch hergestellt werden kann. Das wurde schon erledigt. Es geht um eine Anpassung, eine Veränderung des Bekannten und ich bin der Meinung, dass das Projektmanagement für solche Vorhaben sehr viel anders ausschaut, als für ein Produktentwicklungsprojekt.

Und ich gehe sogar noch weiter: ich glaube, dass wir hier nicht wirklich Projekt wirkliches haben, sondern etwas anders.

2. Was ist es, wenn es kein Projekt ist

Damit stellt sich die Frage: Was ist es denn dann, wenn es kein Projekt ist?

Wenn Du noch mal zurück denkst an die Episode 2 – Projekt oder kein Projekt (ich verlinke dir die Episode in den Shownotes), dann war das Gegenteil eines Projektes ein Prozess.

Immer wieder wiederholbar, wenig komplex und vollständig beschreibbar. So beschreibbar, dass man ihn auch in einer Software abbilden kann und sehr unabhängig von Menschen. Das heißt es ist ziemlich egal, wer den Prozess bedient, das Ergebnis ist immer das selbe.

Ist es also ein Prozess? Mit Sicherheit nicht, da stimmst Du sicherlich mit mir überein, weil das Vorhaben, das ich eben im Beispiel beschrieben habe, natürlich schon einige Merkmale eines Projektes hat.

Wir haben leider keine wirklich guten Begriffe dafür und so verwenden wir in unseren Unternehmen eben die Bezeichnung Projekt und werfen damit einige Dinge durcheinander, weil wir komplexe Entwicklungsprojekte genau so behandeln wie die eben beschriebenen vorhaben. Und wir machen es uns damit oft sehr schwer.

Wie benennen wir denn nun solch ein Vorhaben? Ich muss gestehen, dass ich da auch nicht die Patentlösung habe, aber ich habe gute Erfahrungen damit gemacht solch ein Vorhaben als Auftrag zu bezeichnen. Alternativ hat sich auch der Begriff Applikationsprojekt, oder Anpassungsprojekt bewährt.

Du siehst mir geht es hier um Worte, hinter denen natürlich ein Bild des Vorhabens steckt, das wir vor uns haben. Aber warum ist mir das so wichtig?

3. Warum ist es so wichtig diese Vorhaben zu unterscheiden

Warum ist es so wichtig diese Vorhaben zu unterscheiden? Also ein echtes, komplexes Projekt von einem einfach Auftrag oder einem Anpassungsprojekt zu unterscheiden. Warum ist das so wichtig?

Weil ich denke, dass das Management des jeweiligen Vorhabens sehr unterschiedlich ist. Bei einem komplexen Entwicklungsvorhaben hat sich sie Projektform bewährt und die Instrumente, Vorgehensweisen und Modelle sind ideal geeignet um in solchen Projekten den Weg ans Ziel zu finden, denn das ist Teil der Aufgabe in solchen Projekten.

Bei eher kleiner Vorhaben, nennen wir sie mal Aufträge, schießen wir damit aber wie mit der berüchtigten Kanone auf Spatzen.

Brauche ich bei solchen Vorhaben einen Projektstrukturplan? Ich habe durchaus Zweifel.

Brauche ich einen Terminplan? Ja ich denke schon, denn mein Kunde will ja wissen wann wir liefern werden. Aber er ist mit Sicherheit nicht so detailliert aufgebaut, wie der eines komplexen Entwicklungsprojektes,  weil wir einfach viel mehr Wissen über die Vorgehensweisen im Projekt haben und damit natürlich ein gutes Stück gröber planen und steuern können.

Brauche ich eine Ressourcenplanung? Vermutlich nicht, weil viele der Tätigkeiten die zu erledigen sind sehr oft einfach in der Linienorganisation abgewickelt werden.

Wir haben es in solchen Vorhaben auch oft mit einer ganz anderen Organisationsform zu tun als in „echten“ Projekten. Was ich damit sagen möchte ist folgendes:

Das Management von „echten“ Projekten ist ein anderes als das von eher kleinen Aufträgen.

Es gibt wesentliche unterschiede und wir sollten uns sehr bewusst sein was wir vor uns haben und was das für die Art und Weise bedeutet, mit der wir damit umgehen.

Und das hat nun eine wichtige Konsequenz, denn Projektmanagement kostet Zeit und Geld, ich habe das hier im Podcast schon ein paar Mal gesagt: Projektmanagement kostet Zeit und Geld und wer etwas anderes behauptet, der hat sich noch nicht wirklich damit auseinander gesetzt.

Und diese Zeit und dieses Geld ist gut angelegt, weil Projektmanagement es uns eben ermöglich Projekte umzusetzen, Neues in die Welt zu bringen. Projektmanagement ist ein Möglichmacher und das kostet eben Zeit und Geld.

Gleichzeitig möchten wir aber dieses Geld und diese Zeit nicht für Dinge aufwenden, die schneller und kostengünstiger umgesetzt werden können, wenn man sich nur einfach überlegt, wie das gehen kann.

4. Was bedeutet das für Dich und Dein Unternehmen?

Und damit kommen wir zu der Frage, was das nun für Dich und Dein Unternehmen bedeutet. Nun, mir fallen da ein paar Punkte ein.

Es sollte in deinem Unternehmen klar sein, womit man es jeweils zu tun hat

Das fällt unter das Stichwort Transparenz. Ihr solltet euch damit auseinandersetzen, dass es ganz grundsätzlich unterschiedliche Vorhabensformen gibt und nicht nur einfach Projekte.

Das führt nämlich dazu, dass Ihr alles über einen Kamm schert und dass das keinen Sinn macht ist ja wohl offensichtlich.

Schafft einen Unterscheidungsprozess

Nachdem Ihr im Unternehmen klar habt, dass es Unterschiede gibt und welche das ganz konkret in Eurem Unternehmen sind solltet ihr eine Art und Weise festlegen, wie ihr entscheidet, ob es sich bei einem Vorhaben um ein Projekt handelt, das nach den Regeln des Projektmanagements abgewickelt wird, oder eben um etwas anderes, zum Beispiel ein Auftrag, der nach anderen Regeln abgewickelt wird.

Klärt die unterschiedlichen Regeln

Wenn Vorhaben im Unternehmen nach unterschiedlichen Regeln abgearbeitet werden, dann brauchen wir natürlich auch diese unterschiedlichen Regeln.

Also: wie sieht das Projektmanagement für ein eher komplexes Projekt aus? Welche Organisationform gilt, welcher Abwicklungsprozess, welche Instrumente sind anzuwenden?

Und wie wird mit einem Auftrag umgegangen? Welche Organisationsform gilt hier und welcher, vermutlich etwas anderes Abwicklungsprozess ist einzuhalten?

Du siehst, ich bin der Meinung ein Unternehmen sollte sich damit auseinander setzen mit welchen Arten von Vorhaben es zu tun hat und dann dafür die entsprechenden Regelwerke festlegen. Eines diese Regelwerke kann dann auch Projektmanagement

Ich hoffe, ich konnte Dir mit dieser Episode ein wenig näher bringen, warum es aus meiner Sicht wichtig ist zu verstehen, welcher Art ein Vorhaben ist, das man als Unternehmen um setzten möchte und sich dann Gedanken zu machen, wie das jeweils erfolgen kann.