Arbeit mit Projektteams – Das solltest Du wissen

Ich hatte vor kurzem ein Gespräch mit einem Projektleiter bei meinem Kunden. Der Projektleiter, den ich schon eine Weile kenne und sehr schätze, hatte gerade ein neues Projekt übernommen und hatte gerade sein Projektteams zusammengestellt.

Das Team hat begonnen sich in das Projekt einzuarbeiten, Ziele zu erarbeiten, Arbeitspakete zu schnüren usw. Eben all die Arbeiten zu erledigen, die in die Projektvorbereitungs- und Planungsphase gehören.

Er war zunächst sehr zufrieden mit seinem Team. Es waren ein paar alte Hasen dabei, Experten im Unternehmen, die er schon eine Weile kannte und mit denen er in verschiedenen Projekten schon zusammen gearbeitet hatte. Daneben gab es dann noch ein paar Teammitglieder, die er nicht so gut, es waren sogar einige neue Kollegen dabei.

Zunächst lief die Arbeit ganz gut, das Team kam gut voran, die Arbeitsergebnisse waren ok und auch die Stimmung im Team war super. Und plötzlich kippte das.

Er erzählte mir:

Das Team streitet sich nur noch!“,

Wir kommen überhaupt nicht mehr voran!

Alle sind sich total uneinig!

Wir haben eine ganz schlechte Atmosphäre im Team!

und

Immer wenn ich sage, wir sollen doch weitermachen, dann eskaliert es so richtig!

Er war sichtlich niedergeschlagen und wusste nicht so richtig was er tun sollte

Was war hier passiert?

Naja, das Projekt wurde von einer gewissen Teamdynamik eingeholt. Die Phase des Stormings hatte zugeschlagen. Ich erzählte ihm nun von den Phasen, die ein Team in der Regel durchläuft und was dabei zu berücksichtigen ist und man konnte sehen, dass ihm einige Glühbirnen aufgegangen sind.

Viele Dinge erkannte er in seinem Team wieder und er hatte auch ein paar Ideen, wie er damit umgehen konnte. Was hat es also mit diesen Phasen, die Teams durchlaufen, auf sich?

Das will ich dir in dieser Episode erklären und so wirst du heute erfahren:

• Was sind Teamphasen
• Warum es wichtig ist, die Teamphasen im Blick zu halten
• Welche Teamphasen es gibt und wie man jeweils damit umgehen kann

Was sind Teamphasen, die von Projektteams durchlaufen werden

Dann lass uns doch mal damit beginnen zu schauen, was Teamphasen eigentlich sind und was dahinter steckt.

Zunächst mal möchte ich mit einer Beobachtung beginnen, die mein Kollege, den ich eingangs erwähnt habe, gemacht hat und die ich bei meinen Projektteams ebenfalls sehr oft mache: Teams verhalten sich nicht immer gleich. Manchmal funktioniert die Zusammenarbeit sehr gut und dann plötzlich überhaupt nicht mehr. Und dann wieder so richtig gut.

Ich konnte mir lange Zeit keinen Reim darauf machen, weil ich – und das war meine Annahme – als Projektleiter ja immer das Selbe mache. Warum sollte sich dann das Team mal so und mal so verhalten. Ich habe das nicht verstanden.

Bis ich irgendwann auf ein Modell in der Teamentwicklung gestoßen bin, das für mich sehr vieles erklärt hat: das Tuckman-Modell.

Bruce Tuckman war ein amerikanischer Psychologe und Organisationsforscher, der sich auf die Entwicklung von Teams spezialisiert hat. Tuckman entwickelte Mitte der 60er-Jahre ein Phasenmodell der Gruppenentwicklung und sagte, das Gruppen oder eben auch Teams nacheinander diese Phasen durchlaufen.

Die Phasen im Tuckman-Modell

Das Modell bestand ursprünglich aus 4 Phasen und wurde dann später um eine 5. Phase erweitert, die besonders in Projektteams, die ja nur zeitweise zusammen sind, relevant ist.

Die 4 Phasen der Gruppenentwicklung lauten:

• Forming (Einstiegs- und Findungsphase)
• Storming (Auseinandersetzungs- und Streitphase)
• Norming (regelungs- und Übereinkommensphase)
• Performing (Arbeits- und Leistungsphase)

Und die 5. später hinzugefügte Phase heißt

• Adjouring (Auflösungsphase)

Die Phasen werden unterschiedlich oft durchlaufen

Wichtig ist dabei noch folgendes:

Diese Phasen werden manchmal durch das Team einmal durchlaufen, in einigen Fällen aber auch wiederholt also mehrfach durchlaufen. Wenn zum Beispiel neue Teammitglieder hinzu kommen, oder sich vielleicht die Aufgabenstellung und das Arbeitsziel ändert. Gerade das sind Dinge, die wir im Projekt ja fast regelmäßig haben.

Wie stark die einzelnen Phasen ausgeprägt sind, hängt vom jeweiligen Team ab. Manche Teams haben eine kaum wahrnehmbare Auseinandersetzungsphase, andere kommen gar nicht richtig in der Arbeitsphase an. Das Ganze ist stark abhängig von der jeweiligen Führungsperson – in unserem Fall ist das oft der Projektleiter – den einzelnen Teammitgliedern, der Umwelt usw.

Warum solltest Du die Teamphasen im Blick behalten

Daraus lässt sich nun auch leicht erkennen, warum du die Teamphasen im Blick behalten solltest. Wir haben als Projektleiter ja das Ziel ein möglichst gut funktionierendes Team zu haben, also Teammitglieder, die gut zusammenarbeiten, sich ergänzen, ein gute Kommunikation haben und so als Team in der Lage sind mehr zu leisten, als jeder einzelne für sich.

Das möchte wir gerne haben, und zwar möglichst schnell. Wir haben eben jedoch festgestellt, dass unsere Projektteams die eben beschriebenen Phasen durchlaufen und ich denke es ist offensichtlich, dass die Auseinandersetzungs- und Streitphase etwas ist, was wir im Projekt nicht wirklich gut gebrauchen können.

E$s ist für uns im Projekt also wichtig mehrere Dinge zu verstehen.

1. Es gibt Teamphasen

Also für uns als Projektleiter zu akzeptieren, dass Teams nicht einfach so, von ganz alleine, funktionieren und zwar von Beginn an und für alle Ewigkeit. Teams durchlaufen Phasen, in denen die Zusammenarbeit mal besser und mal schlechter ist.

Das ist eine natürliche Sache, die zunächst auch mal nicht zu bemängeln ist.

2. Wir haben Einfluss

Und zwar auf die Dauer und die Stärke der jeweiligen Phase. Wenn wir bestimmte Dinge unternehmen, dass hat das eine Rückwirkung auf das Team. Wir sollten uns also überlegen, was wir als Projektleiter tun können um die Entwicklung des Teams zu beeinflussen und zwar so, dass es möglichst gut arbeitsfähig ist.

Was das sein kann, darauf komme ich gleich noch mal.

Mir ist wohl bewusst, dass solche Dinge, wie Teamentwicklung und Teamorganisation für uns als Projektleiter – vor allem dann wenn wir Ingenieure sind und nicht wirklich viel Wissen und Erfahrung mit diesen er weichen Themen – nicht ganz oben auf unserer Tagesordnung stehen.

Wenn wir allerdings gute, funktionierende und erfolgreiche Projekte haben wollen, dann sollten wir uns mit solchen Themen beschäftigen, denn mit diesem Wissen können wir unsere Projekte positiv beeinflussen.

Welche Phasen gibt es und wie kann man damit umgehen

Wir haben nun schon ein paar mal die einzelnen Teamphasen gehört und ich denke es macht nun Sinn, dass wir die Phasen noch mal im Detail durchgehen und auch jeweils schauen, welchen Einfluss wir als Projektleiter, als Führungskraft nehmen können.

Ich schaffe uns noch mal einen Überblick über die 5 Phasen:

• Forming (Einstiegs- und Findungsphase)
• Storming (Auseinandersetzungs- und Streitphase)
• Norming (Regelungs- und Übereinkommensphase)
• Performing (Arbeits- und Leistungsphase)
• Adjouring (Auflösungsphase)

1. Forming

Das ist die Einstiegs- und Findungsphase. In dieser Phase lernen sich die Teammitglieder kennen. Und das passiert auch, wenn sich einzelne Personen vorher schon kennen oder sogar schon in anderen Projekten zusammen gearbeitet haben. Auch dann durchläuft das Team diese Phase, weil es doch immer wieder andere Konstellationen sind, so dass ein erneutes finden und Orientieren stattfindet.

Üblicherweise ist man hier noch sehr höflich und förmlich, die Teammitglieder tasten sich gegenseitig ab. Wer ist der andere und wie ist der so?

Die Stimmung ist meistens ehr zurückhaltend, weil man die anderen ja nicht so gut kennt. Viele sind hier auch eher unsicher. Was ist erlaubt? Was nicht?

Wir haben als Projektleiter hier eine ganz besondere Rolle, weil wir den Rahmen vorgeben und damit auch die Spielregeln sehr stark bestimmten.

Unsere Aufgabe in dieser Phase ist es:

• Das Kennenlernen zu unterstützen
• Für ein angenehmes Klima im Team zu sorgen
• Grundlagen für die Zusammenarbeit festzulegen

Ich erarbeite hier oft Regeln der Zusammenarbeit gemeinsam mit meinem Team und ich kommuniziere auch klar meine Erwartungen an die Zusammenarbeit. Wichtig in dieser Phase ist, dass alle miteinander in Kontakt kommen. In dieser Phase werden die Grundlagen gelegt.

2. Storming

Das ist die Auseinandersetzungs- und Streitphase. das hört sich nun sehr heftig an und kann mitunter auch ganz schön ruppig werden.

In dieser Phase befand sich übrigens auch das Team meines Kollegen, von dem ich am Anfang gesprochen hatte. Er war sehr überrascht, wie stark diese Phase war und hatte das vorher auch so noch nicht erlebt gehabt.

In dieser Phase kommen sich die einzelnen Teammitglieder schrittweise näher.

Der Umgang miteinander ist nicht mehr so höflich und förmlich und es können durchaus Spannungen und Konflikte entstehen. Meistens wird jetzt auch die Zusammenarbeit schwieriger.

Es gibt dabei zwei Grundarten an Konflikten.

Aufgabenkonflikte

Die entstehen dann, wenn Aufgaben nicht richtig, nicht vollständig oder unzufrieden stellend erledigt werden. Erwartungen werden nicht getroffen und es herrscht Unzufriedenheit. Das führt zu einem Konflikt – zu einem Aufgabenkonflikt.

Rollenkonflikt

Hier geht es sehr stark um die eigene Rolle im Team. Was möchte ich? Was sind meine Erwartungen? Welche eigenen Ziele habe ich? Was darf ich entscheiden und was würde ich gerne entscheiden dürfen?

Du siehst, hier geht es dann durchaus auch um so etwas wie eine Hackordnung, oder um Reviere, die abgesteckt werden. Es ist offensichtlich, dass die zu Konflikte führen kann.

Unsere Aufgabe als Projektleiter ist es dabei diese Prozesse zu moderieren: Das Team steht dabei im Vordergrund und weniger die zu erledigende Aufgabe. Du solltest also eher den Konflikt bearbeiten als auf die Bearbeitung der gerade anstehenden Arbeitspakete und Themen zu forcieren.

Ich arbeite in dieser Phase gerne mit Fragen wie:

• Was ist hier gerade los?
• Warum verhalten wir uns so?
• Was missfällt dir gerade?
• Warum haben wir diesen Konflikt?

Und ich versuche mit konkreten Vereinbarungen die jeweiligen Konflikte zu schlichten.

Eine Sache ist mir wichtig: Manche Konflikte können wir nicht selbst schlichten, weil wir ja immer noch Projektleiter und keine Organisations- und Teamentwickler sind und nur ein Grundwissen über die Vorgänge in der Teamentwicklung haben.

Solltest Du in Deinem Unternehmen also Personen haben, die darauf spezialisiert sind, dann rufe sie doch in solchen Phasen im Projekt einfach dazu und bitte sie bei der Bearbeitung solcher Konflikte zu unterstützen.

Du findest solche Menschen in Unternehmen sehr oft in der Personalabteilung oder in der Personalentwicklung. Und ich glaube Du brauchst auch keine Angst haben hier um Unterstützung zu bitten. Dein Ziel ist es nämlich das Team am Laufen zu halten.

3. Norming

Das ist die Regelungs- und Übereinkommensphase. Diese Phase stellt sich ein, wenn die Konflikte sich gelöst haben und die einzelnen Teammitglieder ihre Rolle im Team gefunden haben.

Jetzt entsteht so etwas wie ein Miteinander und ein Gruppenzusammenhalt. Jetzt ist das Team auch viel besser in der Lage Zusammenarbeit zu organisieren und neue Regeln festzulegen. In dieser Phase kannst du sehr gut Rollen festlegen und beschreiben.

Zudem ist dein Team nun in der Lage auch zukünftig Konflikte besser zu meistern, da es ja nun über die Erfahrungen der vorherigen Storming-Phase verfügt.

Deine Aufgabe als Projektleiter verändert sich nun etwas. Du musst nun nicht mehr konfliktschlichtend eingreifen sondern kannst darauf schauen, dass jedes Teammitglied optimal eingesetzt wird.

Du kannst weitere Regeln vereinbaren, bzw. durch das Team vereinbaren lassen. Und du darfst dafür sorgen, dass diese Spielregeln auch eingehalten werden. Das Team beginnt nun zu funktionieren und konzentriert sich immer mehr auf die eigentliche Arbeit.

4. Performing

Das ist die Arbeits- und Leistungsphase. Manche sagen auch das sei die „Hochleistungsphase“.

Das Team arbeitet nun selbstständig und die Effizienz steigt. Viele Teams werden nun richtig gut und leistungsstark und ein „Wir-Gefühl“ entsteht. Es gibt so etwas wie eine Teamidentität oder eine Teammoral.

Diese Phase möchtest du als Projektleiter haben! Als Projektleiter kannst du dich nun zurückhalten, was die Arbeit am Team angeht und dich auf deine “ normalen“ Aufgaben als Projektleiter konzentrieren.

5. Adjourning

Das ist die Auflösungsphase. Diese Phase haben wir nur bei temporären Teams, was ja auf unser Projektteam zutrifft.

Diese Teamphase fällt mit der Projektabschlussphase zusammen. Hier geht es noch mal darum auf das Erreichte zu schauen, und auch festzuhalten, was gut funktioniert hat und was weniger gut.

Oftmals sind Teams ist die vorherrschende Gefühlslage in Teams Wehmut und Trauer, manchmal auch Unsicherheit, was denn als Nächstes kommt.

Ich glaube als Projektleiter ist es wichtig in dieser Phase das erreichte herauszustellen, zu loben und den gemeinsamen Erfolg zu feiern.

Jede Teamphase hat ihre Herausforderung

Du siehst, jede Teamphase verlangt ein anderes verhalten, eine andere Betreuung durch den Projektleiter. Und auch wenn Du sich bisher noch nicht damit beschäftigt hast, wie sich dein Team entwickelt, wirst du dich bestimmt darin wieder finden.

Ich hoffe, du hast in dieser Episode einiges für dich und Dein Projektteam mitgenommen. Alleine das wissen um die Teamphasen wird dein Blick auf dein Projektteam verändern und wenn du nun den ein oder anderen Tipp beherzigst, dann wirst du feststellen, dass sich die Zusammenarbeit Deines Teams verbessert. Probiere es einfach mal aus.