Gutes Projektmanagement: Darauf kommt es an!

Du weisst, ich bin ja beruflich in einer sehr besonderen und vielleicht auch ausgefallenen Situation. Als Berater und Trainer komme ich sehr viel rum.

Ich darf extrem viele Unternehmen kennenlernen, die aus den unterschiedlichsten Branchen kommen und auch in unterschiedlichen Situationen sind, vom, ich sage mal, eher kleiner inhabergeführten Familienunternehmen bis hin zum größeren Konzern.

Und zudem arbeite ich als Coach und Mentor mit Projektleitern. ich beschäftige mich mit deren Nöten und Fragen und begleite sie dabei, sich zu entwickeln und auch ein Stückweit besser zu werden.

Und bei fast all diesen Gesprächen, die ich mit den Unternehmen und mit den Projektleitern, die dort arbeiten, führe, kommen wir am Ende irgendwann zurück auf die immer wieder selbe Frage, nämlich worauf kommt es beim Projektmanagement eigentlich an?

Was macht gutes Projektmanagement aus? Ich möchte diesen Beitrag nutzen, mich ein wenig mit dieser Frage zu beschäftigen.

Worauf kommt es bei Projektmanagement eigentlich an?

Du wirst in diesem Beitrag erfahren

• Was für mich persönlich der Kern von Projektmanagement ist
• Was aus meiner Sicht gutes Projektmanagement ausmacht
• Meine drei Tipps für dich, was Du tun kannst, um dem ein kleines Stück näher zu kommen

Und ich habe am Ende ein kleines Geschenk für dich dabei.

Was ist der Kern von Projektmanagement?

Ja dann schauen wir uns doch mal an und beginnen mal über den ersten Punkt nachzudenken. Was ist denn der Kern von Projektmanagement?

Ich bin der Meinung

Projektmanagement ist da, um Ziele zu erreichen.

Punkt! So einfach ist das. Projektmanagement ist da um Ziele zu erreichen, die eben verbunden sind mit einem Projekt.

Warum machen wir überhaupt Projekte?

Denn überlegen wir noch mal, warum machen wir denn eigentlich noch mal Projekte? Wir machen Projekte, damit am Ende, wenn das Projekt abgeschlossen ist, irgendetwas anders ist als zuvor. Besser. Ein Kunde hat ein Produkt, das er verwenden und vielleicht einbauen kann. Ein Herstellprozess ist deutlich schneller geworden oder günstiger oder beides. Oder. Oder. Oder.

Projekte sind da um etwas zu verändern

Du siehst, Projekte werden gemacht, um etwas zu verändern, um einen neuen, hoffentlich besseren, Zustand zu erzeugen. Wir verfolgen ein Ziel damit und genau aus diesem Grund sind Projekte auch so gut geeignet, um Strategie umzusetzen.

Mit einem Projekt werden also bestimmte Ziele verfolgt und aus diesem Grund weise ich dich ja auch immer daraufhin, dass du am Anfang des Projektes dir bitte Gedanken zur Zielsetzung machst. Ein wesentlicher Bestandteil, aus meiner Sicht, in der Projektvorbereitungsphase. Nicht ohne Grund tue ich das.

Projekte sind Neuland

Und Projektmanagement ist eben da, um diese Ziele zu erreichen, denn Projekte haben so eine komische Eigenheit. Sie sind einmalig. Sie kommen in dieser Form eben nur ein einziges Mal vor. Und das ist etwas, was sie Sache kniffelig, schwierig macht.

Wir haben das, was wir da nämlich vorhaben, bisher noch nie gemacht und müssen uns da erstmal rantasten, reindenken. Es ist Neuland. Und wir müssen uns überlegen, wie wir vorgehen wollen. Und hier liefert eben Projektmanagement ein Handwerkszeug, um damit umzugehen und dann eben auch um erfolgreich zu sein. Ziele zu erreichen!

Vergiß das strikte Einhalten von Vorgehensweisen

Du wunderst dich jetzt vielleicht, warum ich nicht sage, der Kern von Projektmanagement ist die Anwendung dieses oder jenes Instrumentes, zum Beispiel des Projektstrukturplans, den ich immer so hoch halte. Oder die strikte Einhaltung von bestimmten Vorgehensweisen.

Aber genau das ist eben nicht für mich, sondern es geht darum, erfolgreich zu sein und Ziele zu erreichen.

Bei gutem Projektmanagement geht es darum alles dafür zu tun oder auch zu lassen, damit diese Ziele gemeinsam mit dem Projektteam auch erreicht werden können.

Das Ziel nicht aus den Augen verlieren

Und ich mache jetzt die Beobachtung durchaus auch bei mir selbst, dass wir das manchmal im vielleicht hektischen Projektalltag ein bisschen vergessen.

Wir pflegen unseren Terminplan, brüten über Arbeitspakete, hangeln uns durch Tage voller Meetings und Projektteam-Sitzungen, versuchen die Risiken im Griff zu behalten und verlieren dabei vielleicht oft das Ziel aus den Augen, nämlich den Kunden glücklich zu machen, den Prozess deutlich zu verbessern und so weiter und so fort.

Und ich glaube, es hilft uns hier einfach manchmal inne zu halten und nachzudenken, worum es eigentlich geht. Und das bringt mich auch schon zu meiner zweiten Frage, was macht denn jetzt eigentlich gutes Projektmanagement aus?

Woran erkennt man gutes Projektmanagement?

Das ist ganz einfach:

Ich bin der Meinung, dass man gutes Projektmanagement daran erkennt, dass Projekte erfolgreich sind.

So einfach! Dass Sie ihre Ziele erreichen. Ganz platt gesagt, on time, on speck, on budget. Das ist das, was wir wollen.

Und gutes Projektmanagement bedeutet nun eben alles zu tun und zu lassen, damit das erreicht werden kann.

Ja, ja ja. Jetzt höre ich dich schon sagen, das ist ja alles recht und schön, aber wir, wir haben hier klare Regeln, wie Projektmanagement abzulaufen hat und auch du propagierst hier immer bestimmte Instrumente und Vorgehensweisen, gibst Schritt-für-Schritt-Anleitungen, an die ich mich halten soll und so weiter.

Bewährte Vorgehensweisen verwenden

Das ist richtig. Und warum mache ich das? Naja, weil all diese Dinge, über die ich hier schreibe und die du auch in ganz vielen Büchern nachlesen kannst, weil sich diese Dinge bewährt haben.

Sie haben sich bewährt für mich. Sie haben sich bewährt für viele andere und vielleicht bewähren sie sich auch für Dich. Die Instrumente, die ich dir hier vorstelle, die sind sehr gut geeignet, dich dabei zu unterstützten das Projektziel zu erreichen.

Instrumente und Vorgehensweisen haben keinen Selbstzweck

Sie haben aber keinen Selbstzweck. Also ich mache die nicht, damit das Instrument erfüllt wird, sondern sie haben einen Nutzen, den ich heben möchte.

Mit einem Projektstrukturplan zum Beispiel: da behältst du den Überblick, lernst dein Projekt besser kennen und bist in der Lage abzuschätzen, was alles zu tun ist. Und ich sage dir nicht, dass du einen Projektstrukturplan machen MUSST. Ich empfehle es dir nur dringend, weil ich persönlich kein Instrument kenne, das besser geeignet ist diese Dinge, Transparenz, Überblick und so weiter, zu erreichen.

Und das ist übrigens auch der Grund, warum ich mich nicht an dieser Diskussion beteilige, was denn nun „besser“ ist. Agiles Projektmanagement oder naja nun ja klassisches Projektmanagement.

Weil ich denke, dass beide Sichtweisen, beide Gedankenmodelle unterstützen können, Projekte erfolgreich umzusetzen. Können! Und alles, was dabei unterstützt, finde ich gut.

3 Tipps für Dich um Deine Projekte besser zu machen

Was kannst du nun also tun, um dein Projekt noch ein bisschen besser zu machen? Ich habe es ja schon angekündigt, ich habe dir drei Tipps mitgebracht.

1. Denke nach!

Der erste Tipp ist: Denke nach. Diesen Tipp möchte ich dir ganz als erstes ans Herz legen, weil ich oft beobachte, dass das in Projekten manchmal zu kurz kommt.

Du solltest dir als Projektleiter versuchen Freiräume zu schaffen, um nachzudenken. Ja ich weiß, dass das nicht immer leicht ist, ist mir schon bewusst, aber es ist dennoch möglich.

Und du solltest nachdenken, warum du bestimmte Dinge tust und warum du sie so tust, wie du sie tust.

Warum erstellst du denn zum Beispiel einen Projektkostenplan? Nicht, weil du das Ergebnis, also eine Zahl dann in ein Feld deiner Projektmanagement-Software eintragen musst. Das ist zwar auch der Fall und das ist notwendig und auch hilfreich.

Der Grund, warum du eine Kostenplanung machst, ist aber ein ganz anderer. Du möchtest nämlich dein Projektziel erreichen und da gehört vielleicht auch dazu, die Kosten nicht zu überschreiten, weil sonst das Ganze, nämlich dein Projekt, unwirtschaftlich wird. Und dann macht es keinen Sinn mehr. Und warum sollten wir denn irgendetwas tun, was nicht sinnvoll ist?

Also überlege dir, warum du bestimmte Dinge machst. Welchen Sinn das hat und was der Grund dafür ist. Und wie du deine Vorgehensweise vielleicht manchmal ein kleines bisschen verändern kannst, um ein noch besseres Ergebnis zu erzielen.

2. Probier aus!

Das bringt mich auch gleich zu meinem zweiten Tipp, der lautet: Probiere aus“

Besser werden bedeutet ausprobieren.

Wenn wir immer das gleiche machen, dann bekommen wir auch immer das gleiche Ergebnis.

Logisch oder? Also probiere aus, probiere neue Dinge aus. Vielleicht findest du ja tatsächlich noch einen besseren Weg, den Überblick über die gesamte Arbeit im Projekt zu behalten als den Projektstrukturplan. Etwas, das einfacher ist, schneller geht, für dich auch persönlich besser funktioniert und um so etwas zu entdecken, muss du einfach ausprobieren.

3. Sei kritisch und offen

Und damit einher geht auch gleich mit Tipp Nummer drei: Sei kritisch und gleichzeitig offen.

Ich gebe dir hier viele Anleitungen und Hilfestellungen, wie du vorgehen kannst und alles, was ich dir erzähle, beruht auf jahrelangen Erfahrungen. Auf Misserfolgen und auf Erfolgen und so weiter.

Die Dinge, die ich dir hier erkläre, die haben sich bewährt. Naja zumindest für mich und für viele Menschen, mit denen ich zu tun hatte und die ich begleiten durfte.

Aber dennoch solltest du nicht alles unreflektiert übernehmen, weder von mir bitte, noch von irgendjemand anderem. Du solltest offen sein für neue Ideen, sie aber immer auch irgendwie hinterfragen, Also überlegen, ob und wie das für dich passt und wie du es vielleicht verändern kannst, damit es noch besser für dich passt.

Das ist übrigens der Grund, warum du von mir im Podcast auch am Ende jeder Episode ein paar Fragen zum Nach- und Weiterdenken bekommst.

Weil es mir persönlich eben wichtig ist, und dass wir als Projektleiter aktiv mitdenken und eben keine Lämmer sind, die alles nachplappern, nur weil irgendjemand anderes so gesagt hat.

Mir ist wohl bewusst, dass ich hier vielleicht einiges von Dir verlange. Und ja, ich weiß es wäre einfacher zu nehmen, was zum Beispiel in einem Buch steht und es einfach so eins zu eins umzusetzen.

Einfacher wäre es. Aber wenn du wirklich gutes Projektmanagement betreiben möchtest, sprich deine Projekte erfolgreich umsetzen möchtest, dann solltest du dir angewöhnen kritisch nachzudenken.

Mein Geschenk für Dich

Ich hatte dir ja Eingangs schon angekündigt, dass ich ein kleines Geschenk für dich dabei habe und ich hoffe, dass es dir gefällt, wie das eben so bei einem Geschenk ist, man weiß es noch nicht so genau.

Ich werde nämlich immer wieder gefragt, ob ich nicht mein ganzes Wissen und meine Erfahrung irgendwie so zusammenpacken und zur Verfügung stellen kann, irgendwie noch komprimierter als hier oder im Podcast. Und das habe ich jetzt auch gemacht.

Mein 3-teiliger gratis Videokurs für dich

Und das Ergebnis ist jetzt ein 3-teiliger gratis Videokurs, der in Kürze starten wird und zu dem ich dich sehr gerne einladen möchte.

Darin habe ich mein ganzes Wissen aus mehr als 15 Jahren Projektmanagement, maximal eingedampft und aufbereitet. Und es geht ganz einfach um die Frage, wie man eben Projekte erfolgreich umsetzen kann und dazu möchte ich dich sehr gerne einladen.

Damit du den Start nicht verpasst, darfst du mir einfach deine E-Mail-Adresse geben und ich werde ich dann einfach rechtzeitig erinnern und dir den Zugang zum Videokurs freischalten. Zum Videokurs geht es hier.