Die Projektumsetzungsphase
In der Projektumsetzungsphase verändert sich nun die Arbeit des Projektmanagers. Bisher bestand die Hauptaufgabe in der Projektplanung, nun steht die Projektsteuerung im Vordergrund. Es ist besonders wichtig das Grundprinzip der Projektsteuerung zu verstehen.
Im Projekt werden nun die anstehenden Arbeitspakete bearbeitet. In der Regel laufen Projekte nie so ab, wie sie zu Beginn geplant wurden. Das ist völlig normal. Aus diesem Grund ist es notwendig die Planung immer wieder an die Realität anzupassen. Nur so kann Projektsteuerung funktionieren.
Das Grundprinzip der Projektsteuerung
Für erfolgreiche Projekte ist es essentiell das Grundprinzip der Projektsteuerung zu verstehen. Projekte laufen nahezu nie genau so ab, wie sie zu beginn geplant wurden. Aus diesem Grund ist regelmäßig der aktuelle Stand zu überprüfen.
Das Grundprinzip der Projektsteuerung lässt sich mit den folgenden 4 Schritten beschreiben:
Ablauf
Steuerung von Terminen, Ressourcen und Kosten
Das Grundprinzip der Projektsteuerung gilt sowohl für Termine als auch für Ressourcen und Kosten. Lediglich die Intervalle in denen die IST-Situation analysiert wird unterscheiden sich.
Steuerung von Terminen
Termine werden in der Regel wöchentlich diskutiert und überprüft (in größeren, länger laufenden Projekten kann sich auch dieser Zeitraum vergrößern). Als Ergebnis ergibt sich dann jeweils ein aktualisierter Terminplan.
Steuerung von Ressourcen
Die IST-Analyse der verbrauchten Ressourcen lässt sich in der Regel maximal monatlich durchführen, da diese Zahlen im Unternehmen nicht häufiger zur Verfügung gestellt werden. In der Praxis hat sich ein Intervall von 2-3 Monaten als praktikabel erwiesen. Das heisst alle 2-3 Monate wird der Verbrauch von Ressourcen überprüft und der neue Bedarf ermittelt. Es ergibt sich eine aktualisierte Ressourcenplanung, die in die Gesamtplanung des Unternehmens passen muss.
Steuerung von Kosten
Ähnlich wie bei den Ressourcen werden auch die aufgelaufenen Kosten maximal monatlich zur Verfügung gestellt. Im Sinne einer engen finanziellen Steuerung von Projekten ist es oft sinnvoll die Kostenplanung damit auch monatlich zu aktualisieren.
Projektteamsitzungen
Projektteamsitzungen bilden das Grundgerüst der Projektkommunikation. Je nach Größe und Art des Projektes treffen sich alle Projektteammitglieder oder nur die Mitglieder einzelner Teilprojekte (Teilprojektsitzungen).
Ziel ist es sowohl das Projekt zu steuern (entsprechend des Grundprinzips der Projektsteuerung), aber auch alle Teammitglieder zu informieren und auf dem selben Wissensstand zu halten. Zudem können während der Projektteamsitzung Absprachen getroffen und Vorgehensweisen festgelegt werden.
Projektteamsitzungen sind Teil der Regelkommunikation und finden oft wöchentlich, in größeren Projekten und Projekten mit langer Laufzeit auch monatlich oder in noch längeren zeitlichen Abschnitten statt.
Projektkommunikation
Projektkommunikation ist die Kommunikation im Projekt.
Es wird zwischen horizontaler Kommunikation (Kommunikation innerhalb des Projektes, z.B. zwischen den Teammitgliedern) und vertikaler Kommunikation (Reporting, z.B. an den Lenkungskreis) unterschieden. Jede Kommunikationsrichtung hat ihre eigenen Ziele und Schwerpunkte und wird mit eigenen Hilfsmitteln unterstützt.
Grundsätzlich wird zusätzlich zwischen mehreren Arten der Kommunikation unterschieden:
- Regelkommunikation (z.B. Projektteamsitzungen)
- ereignisgesteuerte Kommunikation
- ergebnisgesteuerte Kommunikation
Tipp: Versuchen Sie in Ihren Meetings die 3 Arten der Kommunikation zu trennen. Das wird Ihre Meeting effizient, kurz und zielgerichtet halten.
Projektreporting
Unter Projektreporting versteht man den regelmäßigen Bericht zum Zustand des Projektes an den Auftraggeber. Damit zählt das Projektreporting zur vertikalen Regelkommunikation.
Informationen im Rahmen des Projektreportings:
- aktueller Stand/ Status des Projektes (IST-Anyalse)
- Trend des Projektes (Prognose und Entwicklung der Prognose)
- Ziele und Änderungen vom Auftraggeber
- Entscheidungen durch den Auftraggeber
Das Projektreporting ist somit keine Einbahnstraße – also ein reiner Bericht an den Auftraggeber, sondern das Projekt darf ebenfalls Entscheidungen und Informationen vom Auftraggeber erwarte.
Änderungsmanagement
Änderungen an den Anforderungen sind etwas, das in nahezu jedem Projekt vorkommt. Im Projekt sollte es her einen klar strukturierten und kommunizierten Weg geben, wie mit solchen Änderungen umgegangen wird.
Gerade in Kundenprojekten ist es erforderlich diesen Weg im Vertrag mit dem Kunden festzuhalten, so dass klar ist, wie bei Änderungen vorgegangen werden soll.
So stellen Sie sicher, dass Änderungen an den Anforderungen nicht klammheimlich ihren Weg ins Projekt finden.