Die meisten Projektstatusberichte verwenden einen RYG-Status. Oft führt dieser Status zu langen Diskussionen um die Bewertung von Projekten. Was dahinter steckt und warum RYG nicht gleich RYG ist erkläre ich in dieser Episode.
Der Projektstatusbericht ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektreportings. Er ermöglicht es, den aktuellen Status eines Projektes und dessen Entwicklung in der Vergangenheit schnell zu erfassen und zu bewerten. Gleichzeitig ist ein Vergleich verschiedener Projekte möglich.
Auch diese Episode dreht sich wieder um den Themenkomplex Projektreporting. Dieses Mal beschäftige ich mich mit der Meilensteintrendanalyse (MTA). Eine Meilensteintrendanalyse zu erstellen ist nicht schwer, wenn man mal verstanden hat, wie sie funktioniert. Und sie liefert einen großen Nutzen, gerade im Projektstatusbericht.
In dieser Episode erfährst Du
Im Beispiel gehe ich davon aus, dass wir ein Projekt mit 4 Meilensteinen (M1 bis M4) haben und ein Mal pro Monat berichten.
Wir dürfen am 01.07.2017 zum ersten Mal berichten und ermitteln aus unserem Terminplan die folgenden Meilensteintermine.
M1: 12.10.2017
M2: 13.02.2018
M3: 02.05.2018
M4: 10.06.2018
Damit ergibt sich dann das folgende Diagramm:
Meilensteintrendanalyse | 1. Berichtszeitpunkt
Am 01.08.2017 dürfen wir zum zweiten Mal berichten. Im Projekt verläuft alles nach Plan und die Meilensteintermine bleiben bestehen.
M1: 12.10.2017
M2: 13.02.2018
M3: 02.05.2018
M4: 10.06.2018
Damit ergibt sich das folgende Diagramm:
Meilensteintrendanalyse | 2. Berichtszeitpunkt
Am 01.09.2017 findet der dritte Bericht statt. Leider sind wir nicht wie geplant vorangekommen, so dass sich bei den Meilensteinen die folgende Situation ergibt:
M1: verzögert sich auf den 15.12.2017
M2: verzögert sich auf den 20.03.2018
M3: bleibt am 02.05.2018
M4: kann schon früher erledigt werden, nämlich am 15.05.2018
Damit ergibt sich das folgende Diagramm:
Meilensteintrendanalyse | 3. Berichtszeitpunkt
Am 01.10.2017 dürfen wir erneut berichten und wieder hat es im Projekt Veränderungen gegeben, die wie folgt aussehen:
M1: kann nun doch schon am 20.11.2017 erledigt werden
M2: bleibt am 20.03.2018
M3: verzögert sich auf den 30.05.2018
M4: verzögert sich ebenfalls auf den 10.06.2018
Damit ergibt sich das folgende Diagramm:
Meilensteintrendanalyse | 4. Berichtszeitpunkt
Dieser Beitrag beschäftigt sich noch mal mit dem ganzen Themenkomplex Projektreporting. Beim letzten Mal habe ich dir ja meine Gedanken zum RYG-Status mitgegeben und dieses Mal soll es um etwas gehen, was ganze viele schon kennen oder zumindest einmal gehört haben, aber leider nicht so oft in ihren Projekten verwenden.
Ich kann, ehrlich gesagt, nur vermuten, warum das so ist, denn eigentlich handelt es sich um ein sehr einfaches Instrument, zumindest dann, wenn man es einmal verstanden hat. Und zum anderen ist es irre nützlich. Es geht um die Meilensteintrendanalyse.
Und du wirst in diesem Beitrag erfahren, noch mal was ein Meilenstein ist und warum wir den brauchen? Was eine Meilensteintrendanalyse denn so genau ist? Welchen Nutzen sie hat? Und wie du für deine Projekte eine Meilensteintrendanalyse aufbauen kannst. Ich werde dir da eine Schritt-für-Schritt-Anleitung an die Hand geben.
Schauen wir uns doch noch mal an, was ein Meilenstein ist, bevor wir jetzt noch mal einsteigen in die Meilensteintrendanalyse. Ich glaube, es macht Sinn hier noch mal kurz über Meilensteine zu sprechen. Einfach damit auch klar ist, worüber wir überhaupt reden und womit wir es zu tun haben. Den Begriff Meilenstein, den kennst du mit Sicherheit und ich habe ihn auch schön öfter hier im Podcast verwendet.
Deshalb an dieser Stelle noch mal ganz kurz zusammengefasst:
Ein Meilenstein ist ein ganz besonders wichtiger Punkt im Projekt und in der Regel muss zu diesem Punkt ein bestimmtes, hoffentlich messbares, Ergebnis vorliegen.
Und der Meilenstein stellt damit so eine Art großen, wichtigen Checkpunkt im Projekt dar, an dem auch der Projektfortschritt überprüft werden kann und damit wird ein Meilenstein natürlich zu einem Schlüssel, um besser zu verstehen, ob ein Projekt, wie geplant, voranschreitet oder eben nicht.
Wie kommst du nun zu den Meilensteinen in deinem Projekt? Zum einen kannst du die Meilensteine direkt aus deinem Entwicklungsprozess oder beziehungsweise auch Produkt-Entstehungsprozess ableiten. Der Entwicklungsprozess beinhaltet ja mehrere Phasen und jede Phase wird durch ein Gate, so nennt man das da, oder eben auch durch einen Meilenstein getrennt. Und hinzu kommen dann manchmal noch weitere Meilensteine, die sich aus dem speziellen Verlauf deines Projektes herausgeben.
Es können dann zum Beispiel bestimmte Liefertermine von Mustern an Kunden sein oder ähnliche Dinge. In der Regel hast du dann irgendetwas zwischen fünf und acht Meilensteine für so ein Projekt. Ich würde vermeiden mehr als zehn Meilensteine für ein Projekt zu haben, weil dann einfach so ein Stück weit die Übersichtlichkeit leidet. Und das ist auch gleich einer der wesentlichen Nutzen der Meilensteine und auch der Meilensteintrendanalyse. Aber dazu vielleicht gleich noch mal ein bisschen mehr.
So, da wir jetzt nun besser verstanden haben, was ein Meilenstein ist und wie wir diese Meilensteine für unser Projekt bekommen können, wie wir da herankommen, möchte ich dir jetzt gern erklären, was eine Meilensteintrendanalyse ist. Den Begriff hast du bestimmt auch schon gehört und wahrscheinlich hast du auch schon mal eine gesehen. Also was ist denn nun eine Meilenstein-Trendanalyse oder kurz MTA?
Die MTA ist eine grafische Darstellung deiner Meilensteine im Projekt in einem Diagramm. Und zwar nicht nur deine Meilensteintermine zu einem bestimmten Zeitpunkt, sondern, und das ist das Besondere der Meilenstein-Trendanalyse, du kannst darin sehen, wie sich deine Meilensteintermine im Verlaufe deines Projektes verändern.
Eine Meilensteintrendanalyse, die besteht eben aus einem Diagramm mit zwei Achsen.
Auf der Y-Achse, also der vertikalen, senkrechten Achse werden die Meilenstein-Termine eingetragen. Die Achse geht von unten nach oben. Unten stehen also die frühen Termine, oben die späteren. Das Ganze ist also ein Zeitstrahl von unten nach oben. Man nennt diese Achse übrigens Meilenstein-Termin-Achse.
Und dann gibt es noch die X-Achse, also die waagerechte, horizontale Achse und dort findest du die Berichtszeitpunkte. Auch diese Achse ist ein Zeitstrahl, der geht allerdings von links nach rechts. Links findest du eben die früheren Berichtstermine und weiter rechts die späteren. Und diese Achse nennt man Berichts-Achse.
Jeder Meilenstein ist nun eine Linie in diesem Diagramm. Hast du also zum Beispiel fünf Meilensteine, die dargestellt werden, hast du fünf Linien, fünf Trends in deiner Meilensteintrendanalyse. Ich habe dir in den Shownotes ein Bild und auch ein Beispiel eingefügt, auf dem du eine Meilenstein-Trendanalyse sehen kannst. Da werden dann auch gleich die Meilenstein-Terminachse und die Berichts-Achse klarer für dich. Schau hier einfach einmal hinein. Wie du zu diesen Linien kommst und wie man so einen Kurvenverlauf interpretiert, das erkläre ich dir jetzt gleich.
Also die Meilenstein-Trendanalyse ist also ein Instrument, das sehr gerne dann auch im Projekt-Statusbericht verwendet wird, weil ich damit eben eine gute und auch eine schnelle Aussage zur Terminsituation meiner Projekte bekomme. Jetzt denkst du vielleicht, das ist aber mächtig kompliziert, warum würde ich denn meine Meilensteine so darstellen wollen?
Es gibt einen ganz einfachen Grund, warum die Meilenstein-Trendanalyse so beliebt ist. Sie hat einen extrem hohen Nutzen. Und, by the way, so kompliziert ist es gar nicht, wie es sich jetzt vielleicht auf den ersten Blick anhört.
Okay, was ist denn nun also dieser Nutzen einer MTA? Ich habe es eben schon erwähnt, die Meilenstein-Trendanalyse ist sehr oft ein Element des Projektstatusberichtes. Sie hat den Vorteil, dass ich, als Betrachter dieses Berichtes, zum einen sofort einen Überblick über alle Meilensteine bekomme. Also welche Meilensteine sind geplant und wie sind die denn aktuell terminiert? Und zum anderen bekomme ich durch den Kurvenverlauf, jeder Meilenstein hat eine Kurve, eine Information, wie sich die Meilenstein-Termine im Laufe des Projektes entwickelt haben. Sind sie nach vorne gerutscht, also früher als ursprünglich geplant? Oder erwarten wir eine Verzögerung? Das heißt, die Meilenstein-Termine sind nach hinten gerutscht.
Das kann ich dann grafisch aufbereitet in der Meilenstein-Trendanalyse sehen. Und das ist nämlich relativ einfach abzulesen. Das ist ganz einfach:
Und dann kommt noch hinzu, dass der Aufwand für einen Projektleiter, aus meiner Sicht, sehr gering ist diese Information auch zur Verfügung zu stellen. Ich erkläre dir gleich noch mal detaillierter in der Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie das geht.
Also der Nutzen noch mal zusammengefasst: Ganz einfach, Transparenz und Übersicht. Einfache Analyse des Projektzustandes, was Termine angeht und auch aus meiner Sicht eine einfache Bedienung und Erfassung der Daten.
Okay. Wie kannst du nun vorgehen, um eine Meilenstein-Trendanalyse für dein Projekt zu erstellen? Wie schon angekündigt, habe ich dir so eine kleine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit fünf Schritten zusammengestellt.
Der erste Schritt ist, erstelle dir ein Meilensteintrendanalyse-Diagramm. Also du brauchst ein Diagramm, in das du dann in den weiteren Schritten deine Meilenstein-Termine eintragen kannst. Hierzu darfst du dir einfach ein Diagramm aufbauen, wie ich es eben beschrieben habe. Schau einfach auch mal in den Shownotes nach, dann verstehst du schon, wie es gemeint ist. Und du kannst das Diagramm zum einen auf ein Flipchart malen, das ist der einfachste Weg, oder es auch in Excel oder zum Beispiel Power Point aufbauen.
Der zweite Schritt ist, definiere deine Meilensteine für dein Projekt. Du brauchst jetzt natürlich Meilenstein, die du im Rahmen der Meilenstein-Trendanalyse zum einen darstellen und zum anderen aber auch verfolgen möchtest. Wie eben schon beschrieben, sind das in der Regel die Gates aus deinem Produktentstehungsprozess oder eben halt die Meilensteine, die diese einzelnen Phasen trennen. Und manchmal kommen noch weitere für dich wichtige, für dein Projekt wichtige, kritische Projekte hinzu.
Noch mal die Empfehlung, bitte versuche weniger als zehn Meilensteine in der Meilenstein-Trendanalyse abzubilden. Es wird sonst tatsächlich so ein bisschen unübersichtlich.
Der dritte Schritt ist, definiere deine Berichtszeitpunkte. Du darfst nun festlegen, wie oft du berichten möchtest, also in welchen zeitlichen Intervallen du deine Meilensteintermine in der MTA aktualisieren möchtest. Üblicherweise geschieht es immer zum Lenkungskreis eines Projektes, weil da möchte ich ja berichten und da sollten meine Daten natürlich einigermaßen aktuell sein. Meistens findet der eben einmal pro Monat statt und falls nicht, dann hat es sich dennoch bewährt einmal pro Monat die Meilenstein-Termine und damit auch die Meilenstein-Trendanalyse zu aktualisieren. So bekommst du einmal im Monat ein neues Ergebnis.
Und jetzt kommen wir auch schon zum vierten Schritt. Trage jetzt zu jedem Berichtszeitpunkt, also einmal im Monat, deine Meilenstein-Termine ein. Das geht nun einfach so, dass du beim ersten Berichtszeitpunkt, also in der Regel zum ersten Lenkungskreis, das ist ganz links auf deiner Berichtsachse, die geplanten Termine deiner Meilensteine auf der Meilenstein-Terminachse, das ist die senkrechte Achse, aufträgst. Und da der Zeitstrahl ja von unten nach oben geht, ist der früheste, also der nächste Meilenstein ganz unten, der danach folgende darüber und so weiter und so fort. Und beim ersten Bericht hast du nichts anderes, als ein paar Punkte, die übereinander stehen eben ganz links auf der Achse.
Am nächsten Berichtszeitpunkt, also zum nächsten Lenkungskreis, gehst du eben genauso vor. Du gehst allerdings auf der X-Achse, also auf der Berichtsachse eine Einheit, einen Monat vielleicht nach rechts. Die bereits eingetragenen Termine aus dem letzten Berichtszeitpunkt, die bleiben natürlich bestehen. Die überschreibst du nicht, da radierst du auch nichts aus, die lässt du einfach, wo sie sind. Und jetzt kommen neue Punkte hinzu, die du eben quasi beim Auftragen deiner jetzt geplanten Meilensteintermine bekommst. Und jetzt kannst du die einzelnen, zusammengehörenden Punkte zu einer Linie verbinden, sodass sich ein Graph ergibt.
Und dieses Vorgehen wiederholst du zu jedem Berichtszeitpunkt. Das heißt, jede Linie pro Meilenstein wächst, wenn man so will, von links nach rechts. Und du erinnerst dich, waagerechte Linien bedeuten, dass der Meilenstein-Termin, wie geplant, eingehalten wird, fallende Linien bedeuten ein früheres Erreichen des Meilenstein-Termins und steigende Linien bedeuten demnach eben auch ein verzögertes Erreichen des Meilenstein-Termins.
Und jetzt sind wir schon beim fünften Schritt angekommen. Du musst dir nämlich Maßnahmen überlegen für das Ergebnis. Im letzten Schritt geht es eben darum zu überlegen, wie du mit diesem Verlauf der Kurven umgehen möchtest. Waagerechte Kurven, also gleich bleibende Meilenstein-Termine und fallende Linien, also Termine, die früher als geplant fertig werden, haben natürlich in der Regel keine besonderen Maßnahmen zur Folge. Verschieben sich allerdings Termine nach hinten, so darfst du dir überlegen, welche Maßnahmen du einleiten kannst. Und hier hilft dir natürlich ein Blick in dein Terminplan, denn hier sind ja alle Aktivitäten für dein Projekt dargestellt und abgebildet. Und natürlich auch alle Meilensteine. Und so kannst du nun schnell erkennen, welche Maßnahmen dazu führen können, die Termine wieder nach vorne zu holen.
Diese fünf Schritte versetzen dich ganz einfach in die Lage einen Überblick über deine Meilensteine und deren zeitliche Veränderung im Verlaufe des Projektes zu bekommen. Ich habe dir, um es dir vielleicht leichter zu machen, in der Online-Bibliothek noch eine Excel-Vorlage für eine Meilenstein-Trendanalyse hinterlegt. Also einfach auf bibliothek.projektmanagement-maschinenbau.de gehen, registrieren, falls noch nicht geschehen, einloggen, Vorlage herunter laden und einfach in deinem Projekt verwenden.
So das waren nun also die Schritte, die du gehen kannst, um eine Meilenstein-Trendanalyse für dein Projekt zu bekommen. Und wie gehabt, habe ich auch in dieses Beitrages wieder ein paar Fragen für dich zum Nach- und Weiterdenken:
Die Musik für Intro und Outro wurde freundlicherweise von pinningmerkaba unter dem Titel Urbana-Metronica (wooh-yeah mix) unter einer Creative Common Lizenz (CC-BY 3.0) zur Verfügung gestellt.